Novita Sari: Mind Your Own Bussines (MYOB)

A. SEJARAH MYOB

MYOB atau Mind Your Own Business merupakan salah satu software akuntansi yang paling populer. Perjalanan MYOB diawali pada tahun 1991 ketika MYOB Inc., Sebuah perusahaan yang berasal dari Australia sukses mengenali kebutuhan yang unik dari perusahaan kecil-menengah sampai perusahaan menengah-besar akan sistem manajemen bisnis (business management systems) yang powerful, mudah dan terjangkau. Sehingga ia menghasilkan produk yaitu MYOB Premier.

Kemunculan produk MYOB ternyata mendapatkan respon yang positif dari berbagai kalangan. Banyak penghargaan yang diterima MYOB mulai tahun 1991 hingga sekarang misalnya: Best Accounting Software dalam 1991 MacWorld Award dan Best Newcomer Software.

Pada tahun 1996 MYOB Inc., bergerak dibawah payung MYOB Limited. Kemudian mengembangkan 6 produk baru yaitu MYOB US, Inc., MYOB Canada Inc., MYOB Australia Pty Ltd., MYOB New Zealand, MYOB UK Ltd. dan MYOB Asia. MYOB Asia yang sekarang telah dipecah menjadi MYOB Malaysia, MYOB Singapura dan MYOB Hongkong. Tiga tahun kemudian saham MYOB Limited mulai diperdagangkan di pasar saham Australia dan menjadi most successful stock listing di Australian Stock Exchange. Sampai tahun ini MYOB telah terjual sebanyak hampir 1 juta copies

B. INSTALASI MYOB

Seperti yang dijelaskan diatas bahwasannya salah satu jenis produk MYOB yang ada di Asia adalah MYOB Singapura. Dalam karya ilmiah ini penulis menggunakan MYOB Singapura V. 18.20. Adapun langkah-langkah instalasi MYOB Singapura V.18.20 adalah sebagai berikut:

1. Pastikan komputer anda menyimpan aplikasi MYOB V.18.20

2. Buka folder tempat anda menyimpan aplikasi MYOB V.18.20 Misalkan di Computer > Local Disk (C) > Myob18. Sehingga muncul file-file yang tersimpan di dalam folder.

3. Cari dan klik dua kali pada file Myob seperti dibawah ini

4. Setelah di klik dua kali....maka akan muncul kotak dialog InstallShield Wizard

5. Setelah proses extracting di kotak dialog InstallShield Wizard selesai, klik next untuk melanjutkan instalasi.

6. Kemudian klik next lagi.......dan jangan lupa centang pilihan “I accept the term of the licence agreement”

7. Centang Typical dan klik next.

8. Klik next.

9. Dan next lagi.

10. Klik next terus

11. Lalu muncul tampilan sebagai berikut.

12. Setelah semua selesai, klik finish.

13. Aplikasi MYOB siap digunakan.

C. ALUR PEMROSESAN AKUNTANSI DI MYOB

Myob merupakan software akuntansi yang tentu saja dalam pembuatannya mengadopsi sistem akuntansi, begitupula alur/ siklusnya. Sehingga pada dasarnya alur pemrosesan akuntansi di Myob sama dengan siklus akuntansi manual. Namun perbedaannya apabila manual seluruh tahapan dalam siklus dikerjakan oleh akuntan. Tetapi didalam penggunaan software akuntansi beberapa tahap dikerjakan oleh sistem misalnya posting ke buku besar. Selain itu, ada beberapa tambahan tahapan diantaranya: Data Entry yang terdiri dari 1.) Membuat kartu pelanggan, 2.) Membuat daftar akun, 3.) Dsb.

Sehingga penulis dapat menggambarkan alur pemrosesan akuntansi di Myob sebagai berikut:

Text Box: 1. Membuat daftar akun.
2. Membuat kartu pelanggan dan suplier.
3. Membuat kartu persediaan.
4. Memasukkan saldo awal akun di neraca
5. Memasukkan saldo awal piutang dan utang kepada masing masing pelanggan dan suplier
6. Memasukkan saldo awal persediaan
7. Membuat link account.

D. PERUSAHAAN JASA

1. Definisi perusahaan jasa

Perusahaan jasa adalah perusahaan yang menghasilkan jasa sebagai outputnya bukan barang. Oleh karena itu, perusahaan jasa tidak memiliki akun persediaan, berbeda dengan perusahaan dagang dan manufaktur.

2. Siklus akuntansi perusahaan jasa

3. Transaksi yang sering terjadi di perusahaan jasa

Transaksi yang sering terjadi di perusahaan jasa yaitu:

a. Penerimaan pendapatan jasa

b. Pengeluaran biaya-biaya usaha misalkan biaya gaji, biaya listrik, dan lain sebagainya.

4. Aplikasi myob pada perusahaan jasa

Untuk meningkatkan pemahaman pembaca tentang aplikasi pengunaan MYOB pada perusahaan jasa, penulis memberikan tutorial langkah-langkah penggunaan MYOB. Berikut ini merupakan contoh penggunaan Myob dengan studi kasus perusahaan jasa “Pantang Mundur”.

Informasi Umum Perusahaan

Nama : Pantang Mundur

Alamat ; Jalan Argopuro Gang H. Rohim Lumajang

No Telp : 085331051190

No. Fax : 0341-888641

Email : novita_prasbaraak@yahoo.com

Pantang Mundur

Neraca Saldo

Per 1 Desember 2006

Nama Akun	No. Akun	Debet	Kredit
Kas	1-1100	82.000.000
Piutang usaha	1-1200	21.000.000
Perlengkapan	1-1500	6.000.000
Peralatan	1-2400	46.000.000
Bangunan	1-2200	140.000.000
Tanah	1-2100	60.000.000
Utang usaha	2-1100		55.000.000
Modal Tn. Tatang	3-1100		300.000.000
Jumlah		355.000.000	355.000.000

Transaksi

Tanggal 3 Setoran modal Tn. Tatang sebesar Rp 37.000.000

4 Mendapatkan pinjaman Bank sebesar Rp 100.000.000

5 Dibeli peralatan sebesar Rp 35.000.000 dibayar tunai Rp 15.000.000. Sisanya

dibayar kemudian

7 Dibayar beban iklan sebesar Rp 3.200.000

8 Dibayar utang usaha sebesar Rp 22.000.000

11 Telah diselesaikan pekerjaan senilai Rp 42.500.000. Dibayar tunai sebesar

Rp 18.000.000 dan sisanya dibayar kemudian.

14 Diselesaikan pekerjaan senilai Rp 26.000.000 namun belum dibayar

15 Dibeli perlengkapan sebesar Rp 12.000..000 dibayr tunai sebesar Rp 3.000.000

dan sisanya dibayar kemudian

16 Dibeli kendaraan senilai Rp 18.000.000. Dibayr tunai sebesar Rp 7.000.000

18 Diterima pelunasan transaksi tanggal 11 Desesmber

19 Dibayar beban telepon, listrik dan air sebesar Rp 3.200.000

21 Diterima pelunasan transaksi tanggal 14 Desember

22 Melunai utang atas transaksi tanggal 5 Desember

25 Tuan Tatang mengambil uang untuk kepentingan pribadi sebesar Rp 6.000.000

28 Dibayar gaji pegawai Rp 6.500.000

29 Diterima pendapatan sebesar Rp 9.000.000

31 Dibayar bunga Bank sebesar Rp 4.800.000

Data penyesuaian:

a. Penyusutan peralatan usaha sebesar Rp 500.000

b. Penyusutan kendaraan Rp 1.800.000

c. Penyusutan bangunan Rp 1.000.000

d. Gaji yang masih harus dibayar sebesar Rp 5.000.000

Langkah-langkah pengerjaan.

INSTALASI

1. Klik dua kali pada shorcut MYOB di dekstop

2. Apabila muncul kotak dialog User Account Control seperti ini maka klik Yes.

PENGATURAN INFORMASI UMUM PERUSAHAAN

3. Setelah itu akan muncul tampilan berikut

Dalam tampilan tersebut terdapat 5 menu utama yaitu:

a. Open, berfungsi untuk membuka file perusahaan yang telah tersimpan.

b. Create, berfungsi untuk membuat file baru perusahaan.

c. Explore, berfungsi untuk menyediakan contoh file perusahaan pengguna myob

d. What’s New, berfungsi untuk memberi informasi tentang myob, misalkan versi.

e. Exit, berfungsi untuk keluar dari program myob.

Kerena kita ingin membuatkan file baru untuk perusahan Pantang Mundur maka Pilih Create

4. Dan muncullah kotak dialog Introduction, Klik next..........

5. Selanjutnya muncul kotak dialog Company Information. Isikan informasi umum perusahaan seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon pada kotak yang telah tersedian. Jika telah selesai, Klik Next

6. Setelah itu muncul kotak dialog Accounting Information. Disini terdapat 4 kotak pilihan yaitu:

a. Current Financial Year, Isilah kotak ini dengan tahun periode transaksi.

b. Last Month of Financial Year, Isikan bulan terakhir dalam periode akuntansi.

c. Conversation Month, Isi dengan bulan ketika pertama kali memasukkan data ke MYOB.

d. Number of Accounting Period, Isi jumlah bulan dalam satu periode akuntansi

Dalam kasus ini

a. Current Financial Year adalah 2006

b. Last Month of Financial Year adalah Desember

c. Conversation Month adalah Desember

d. Number of Accounting Period adalah dua belas atau twelve

Pastikan keempat kotak tersebut terisi dengan benar, karena apabila terjadi kesalahan maka kita harus membuat ulang pekerjaan kita. Setelah keempat kotak terisi dengan benar, Klik Next.

7. Setelah mengklik next akan ada konfirmasi dari Myob tentang kebenaran data Accounting Information yang telah diisikan,

· Jika terdapat kesalahan Klik Back

· apabila sudah benar Klik Next.

8. Kotak dialog keempat yaitu Account List.

Pada tampilan diatas terdapat 3 pilihan pembuatan daftar akun yaitu:

Pilihan 1 “ I would like to start with one of the list provided by MYOB Accounting” artinya kita akan menggunakan akun akun yan gtelah tersedia di MYOB.

Pilihan 2 “ I would like to impoer a list of accounts provided by my accountant after I’m done creating my company file”artinya kita akan membuat akun sendiri tanpa bantuan akun-akun dari MYOB.

Pilihan 3 “ I would like to build my own accounts list once begin using MYOB Accounting” artinya kita akan menggunakan akun-akun di MYOByang sesuai dengan kebutuhan kita, namun kita juga membuat sendiri akun-akun baru sesuai kebutuhan.

Centanglah dari ketiga pilihan diatas yang sesuai dengan kebutuhan, misal centang pilihan ketiga dan Klik Next...

9. Pilih change untuk mengubah letak penyimpanan file perusahaan. Jika selesai klik next untuk melanjutkan ke proses selanjutnya

10. Setelah itu kita akan mendapatkan ucapan selamat karena kita telah selesai melewati tahap pengaturan informasi umum perusahaan.

Untuk melanjutkan ke tahap Data Entry kita diberi dua pilihan yaitu Setup Assistant atau Command Centre.

Jika memilih Setup Assitant maka kita akan mendapatkan bantuan kotak dialog Setup Assistant seperti berikut:

Sedangkan jika kita memilih Command Centre maka tampilan berikutnya yang muncul adalah sebagai berikut

Namun kita pilih Command Centre saja.

DATA ENTRY

11. Berdasarkan gambar di atas terdapat 6 menu utama di dalam kotak dialog Command Centre yaitu:

Account

Merupakan komponen utama dari sistem akuntansi perusahaan yang berfungsi untuk memodifikasi daftar akun, proses penjurnalan transaksi umum. Berikut ini merupakan tampilan di dalam menu Account.

Rounded Rectangle: Yaitu daftar akun, disini kita bisa membuat, mengubah, maupun menghapus akun.

Banking

Berfungsi untuk mencatat transaksi-transaksi pengeluaran dan penerimaan kas, mencetak cek-cek yang telah dibayar, dan melakukan pembayaran elektronik.

Rounded Rectangle: Digunakan dalam mencatat transaksi penerimaan kas misalnya menerima tambahan investasi dan menerima pinjaman bank.

Rounded Rectangle: Digunakan dalam mencatat transaksi pengeluaran kas misalnya membayar gaji pergawai

Sales

Rounded Rectangle: Berfungsi untuk mencatat transaksi penerimaan pembayaran piutang dari debitor.

Berfungsi untuk mencatat transaksi-transaksi penjualan (tunai/kredit), penerimaan pembayaran piutang dari pelanggan, memcatat retur penjualan sekaligus penyerahan uang kas kepada pelanggan.

Purchase

Rounded Rectangle: Berfungsi untuk mencatat transaksi pembayaran hutang kepada kreditor

Inventory

Berfungsi untuk mencatat aktivita-aktivitas yang berkaitan dengan pemeliharan persediaan barang dagangan, seperti mencatat, mengubah, menghapus, menetapkan dan menyesuaiakan harga. Memasukkan hasil perhitungan fisik persedian barang dagangan dan penerbitan laporan yang terkait.

Rounded Rectangle: Untuk mencatat persediaan awal barang dagangan dan membuat link account.

Card File

Berfungsi untuk membuat, mencari, menampilkan. mengubah, menghapus, dan mengelompokkan catatan individu, perusahaan, dan lembaga termasuk pelanggan dan pemasok.

Rounded Rectangle: Membuat kartu pelanggan dan suplier

Namun dari keenam menu tersebut saat ini yang akan kita gunakan hanya menu Account. Kelima menu lainnya akan digunakan di perusahaan dagang.

12. Selanjutnya kita akan membuat daftar akun. Sebelum membuat daftar akun kita perlu mengenal terlebih dahulu kedudukan akun.

Akun header atau judul

AKTIVA

AKTIVA LANCAR

Akun detail

Kas

piutang

AKTIVA TETAP

Tanah

Bangunan

13. Dalam membuat akun pastikan kita membuat akun header terlebih dahulu kemudian disusul akun detail. Klik menu Account > Account List >

Kemudian pilih New hingga muncul tampilan seperti berikut ini

14. Pilih Header Account

15. Selanjutnya Isikan kotak Account Type sesuai tipe akun, Isikan Account Number sesuai nomor akun dan Isikan Account Name sesuai nama akun. Misalkan

Kemudian Klik OK

16. Maka di dalam daftar akun akan muncul akun AKTIVA LANCAR seperti berikut

Lakukan dengan cara yang sama untuk membuat akun header lainnya.

17. Sebelum kita membuat akun detail kita terlebih dulu mengganti nama akun-akun yang tersedia di MYOB untuk disesuaikan dengan kebutuhan kita, sesuai dengan pilihan kita di awal yaitu “ I would like to build my own accounts list once begin using MYOB Accounting” artinya kita akan menggunakan akun-akun di MYOB yang sesuai dengan kebutuhan kita, namun kita juga membuat sendiri akun-akun baru sesuai kebutuhan.

18. Caranya yaitu Klik tanda panah yang ada disamping kiri nama akun.

Maka akan muncul tampilan berikut

Selanjutnya Ganti isian kotak Account Type sesuai tipe akun, Account Number sesuai nomor akun dan Account Name sesuai nama akun pengganti. Misalkan General Check Account diganti menjadi Kas.

19. Klik OK Maka di dalam daftar akun akan muncul akun KAS seperti berikut

20. Gantilah akun akun lain yaitu trade debtor menjadi piutang usaha, trade kreditor menjadi utang usaha dan wages and salary menjadi salary expense. Dengan langkah yang sama seperti diatas.

21. Selanjutnya kita mencoba membuat akun detail. Di langkah awal caranya sama yaitu Pilih Account > Account List > New.

22. Lalu pilih Detail Account

23. Selanjutnya Isikan kotak Account Type sesuai tipe akun, Isikan Account Number sesuai nomor akun dan Isikan Account Name sesuai nama akun. Misalkan

Kemudian Klik OK

24. Maka di daftar akun akan muncul akun PERLENGKAPAN

25. Klik Down agar akun PERLENGKAPAN menjorok masuk ke dalam seperti di bawah ini

26. Selanjutnya lakukan cara yang sama untuk membuat akun detail yang lain. Hingga daftar akun bisa terbentuk seperti berikut.

27. Lalu Pilih menu Setup > Balances > Account Opening Balance

28. Ketikkan saldo awal masing masing akun seperti berikut

dan pastikan saldo opening balance 0,00

29. Sehingga saldo akan muncul di daftar akun

JURNAL

30. Pilih Account > Record Journal Entry

Isikan no akun, nama akun dan nominal akun yang didebit dan dikredit

Klik jika sudah selesai

Isikan keterangan/ memo

Isikan tanggal transaksi

31. Mari kita coba, Tanggal 3 Setoran modal Tn. Tatang sebesar Rp 37.000.000

32. Tanggal 4 Mendapatkan pinjaman Bank sebesar Rp 100.000.000

Bila diamati perusahaan belum memiliki akun hutang bank maka caranya yaitu dengan

33. Tanggal 5 dibeli peralatan Rp 35.000.000 dibayar tunai Rp 15.000.000. Sisanya kemudian

34. Tanggal 7 Dibayar beban iklan sebesar Rp 3.200.000

35. Tanggal 8 Dibayar utang usaha sebesar Rp 22.000.000

36. Tanggal 11 Telah diselesaikan pekerjaan senilai Rp 42.500.000. Dibayar tunai sebesar Rp 18.000.000 dan sisanya dibayar kemudian.

37. Tanggal 14 Diselesaikan pekerjaan senilai Rp 26.000.000 namun belum dibayar

38. Tanggal 15 Dibeli perlengkapan sebesar Rp 12.000..000 dibayr tunai sebesar Rp 3.000.000 dan sisanya dibayar kemudian

39. Tanggal 16 Dibeli kendaraan senilai Rp 18.000.000. Dibayr tunai sebesar Rp 7.000.000

40. Tanggal 18 Diterima pelunasan transaksi tanggal 11 Desesmber

41. Tanggal 19 Dibayar beban telepon, listrik dan air sebesar Rp 3.200.000

42. Tanggal 21 Diterima pelunasan transaksi tanggal 14 Desember

43. Tanggal 22 Melunai utang atas transaksi tanggal 5 Desember

44. Tanggal 25 Tuan Tatang mengambil uang untuk kepentingan pribadi Rp 6.000.000

45. Tanggal 28 Dibayar gaji pegawai Rp 6.500.000

46. Tanggal 29 Diterima pendapatan sebesar Rp 9.000.000

47. Tanggal 31 Dibayar bunga Bank sebesar Rp 4.800.000

Data penyesuaian:

48. Penyusutan peralatan usaha sebesar Rp 500.000

49. Penyusutan kendaraan Rp 1.800.000

50. Penyusutan bangunan Rp 1.000.000

51. Gaji yang masih harus dibayar sebesar Rp 5.000.000

REPORT

52. Pilih Report > Account

53. Setelah itu akan muncul banyak pilihan laporan apa yang diinginkan. Misalkan menginginkan laporan laba/rugi maka pilih Profit&Loss > Display

54. Maka akan muncul seperti berikut ini.

Bila ingin mengubah dalam bentuk pdf. Klik Send to > Pdf. Sehingga menghasilkan Profit & Loss Statement seperti berikut ini.

E. PERUSAHAAN DAGANG
1. Definisi perusahaan dagang

Perusahaan dagang adalah perusahaan yang kegiatan usahanya menjual barang tertentu tanpa mengubah bentuk barang tersebut dari pemasok. Apabila perusahaan tidak memiliki persediaan, maka perusahaan dagang memiliki akun persediaan yaitu persediaan barang dagangan.

2. Siklus akuntansi perusahaan dagang

3. Transaksi yang biasa terjadi pada perusahaan dagang

Transaksi yang sering terjadi di perusahaan dagang meliputi

a. Penjualan tunai/ kredit

b. Penerimaan pelunasan piutang

c. Retur penjualan

d. Pembelian tunai/ kredit

e. Pembayaran hutang kepada kreditor

f. Retur pembelian

g. Pembelian Perlengkapan kantor

h. Membayar gaji dan biaya yang lain.

i. Menerima bunga ataupun pendapatan lain-lain

j. Penyesuaian persediaan

4. Aplikasi myob pada perusahaan dagang "kasus fauzan company"

Apabila pada pembahasan tentang perusahaan jasa kita mengerjakan studi kasus perusahaan Pantang Mundur, maka pada perusahaan dagang kita akan mengerjakan transaksi “Fauzan Company”.

F. KESULITAN DALAM PENGGUNAAN MYOB

Kesulitan yang penulis alami ketika menggunakan Myob antara lain:

1. Mencatat transaksi yang berhubungan dengan pembayaran hutang di periode diskon dimana sebelumnya terdapat transaksi retur. Hal ini dikarenakan program MYOB masih belum memberikan informasi yang benar tentang bonus yang diberikan sehingga membutuhkan ketelitian dan kecermatan yang tinggi saat menghadapi transaksi tersebut.

2. Disaat pencatatan penjualan ataupun pembelian tunai. Jika terjadi kesalahan penulis pembayarannya tidak bisa langsung dihapus tetapi harus melalui sebuah proses lagi.

G. SIMPULAN

MYOB atau Mind Your Own Business merupakan salah satu software akuntansi yang paling populer. Software tersebut sangat membantu dalam pencatatan dan menghasilkan laporan keuangan . Namun terdapat beberapa kekurangan yang dimiliki oleh Myob seperti disebutkan penulis dalam pembahasan sebelumnya. Selain itu Myob kurang cocok untuk perusahaan skala besar karena transaksi di perusahaan skala besar lebih komplek. Myob cocok digunakan untuk perusahaan menengah kebawah. Perkembangan MYOB di masa depan sangat diharapkan dan juga software-software akuntansi lainnya.

H. DAFTAR PUSTAKA

ndunk2. 2010. Sejarah Singkat Aplikasi MYOB, (Online), http://ndunx.wordpress. com/2010/04/05/sejarah-singkat-aplikasi-myob/. Diakses pada tanggal 01 November 2013.

Hary, U. 2012. Siklus Akuntansi MYOB, (Online), http://ukiehary.wordpress. com/2012/01/03/siklus-akuntansi-myob/. Diakses pada tanggal 02 November 2013.

Darmansyah. 2013. Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa, (Online), http://darmansyah. weblog.esaunggul.ac.id/2013/04/14/siklus-akutansi-perusahaan-jasa/